Matthias Kaufmann plädiert beim Thema Mailflut im Buch „Endlich Zeit“ für Mut zur Lücke. Er umschreibt den alltäglichen Wahnsinn mit einer Prise Humor:

„Rot ist die Farbe der Schuld. Ein paar Pixel genügen. In einer roten Blase auf dem Bildschirm meines Smartphones steht, wie gross meine Schuld ist. Jetzt gerade: 148. Die Zahl meiner ungelesenen Mails. […]. Ich beantworte dies, ich lösche jenes. Doch beinah im Minutentakt kommen neue Nachrichten dazu. Und wieder neue. Wären die Zahlen in der roten Blase die Striche auf einem Bierdeckel, ich müsste am Ende meines Arbeitstages rund 500 Euro berappen, um meine angesammelten Schulden zu begleichen. Betrachte das lieber nüchtern, wird mancher einwenden: Die Hälfte dieser 500 Tagesmails wirst du löschen, noch bevor du den Betreff zu Ende gelesen hast, vom Rest ist vieles nicht dringend oder nicht wichtig. Aber genau dieser Rest ist ein Riesenproblem.“

E-Mails gehören nicht der Vergangenheit an, weil es modernere Kommunikationsformen gibt. Im Gegenteil. Die meisten von ihnen nerven weiterhin und unterbrechen den Workflow. Kein Ende abzusehen.

Also versuchen wir, das Beste rauszuholen. Ich habe mich auf die Suche nach konkreten Tipps gemacht, wie dieses Vorhaben gelingen kann. Es sind vielleicht kleine Veränderungen, die schon eine Erleichterung mit sich bringen.

Kleine Helfer mit grosser Wirkung

  • Entwurf als Gedankenstütze: In der Fülle an wichtigen Nachrichten geht schon mal die ein oder andere (wichtige) Mail verloren. Drücken Sie bei wichtigen E-Mails auf den „Antworten-Button“, auch wenn Sie erst später zurückschreiben wollen. So werden alle Nachrichten, deren Beantwortung Sie planen, im Ordner Entwürfe gesammelt. Wenn Sie in einer ruhigen Minute Zeit für die dringenden E-Mails finden, reicht ein Klick, um die „bereinigte“ Liste zu finden und abzuarbeiten.
  • Zeitraubendes Cc: Wie oft werden E-Mails in Cc an Sie geschickt? Wenn die Antwort “häufig” lautet, ist dies im geschäftigen Alltag keine Wohltat für Ihr Zeitmanagement. Erstellen Sie einen Ordner, in dem Sie alle E-Mails, die lediglich als Kopie an Sie gehen, kurzzeitig verbannen (Regel in Outlook, Bedingung “die meinen Namen im Feld “Cc” enthält”). Sie öffnen den Ordner dann, wenn Sie dafür Zeit einplanen, nicht dann, wenn die E-Mails eintrudeln. Durchaus legitim, denn diese Art von Post erfordert keine sofortige Reaktion.
  • 5-Schritte-Regel: Büro Kaizen empfiehlt 5 Verhaltensweisen für eine effiziente E-Mail-Verarbeitung. Ein Tipp aus der 5-Schritte-Regel lautet: “Deaktivieren Sie in Ihrem Outlook die Benachrichtigung für neue E-Mails (Datei → Optionen → E-Mail → Entfernen Sie alle Haken im Bereich Nachrichteneingang).” So werden Sie nicht bei jedem Eingang eines E-Mails in Ihrem Postfach von der Arbeit herausgerissen.  Ziel ist es, E-Mails blockweise zu bearbeiten und so enorm viel Zeit und Nerven zu sparen. Sie werden zukünftig nicht mehr bei jedem Blick auf Ihr Smartphone mit der stetig steigenden Anzahl an unbeantworteten Nachrichten und der damit verbundenen Bringschuld konfrontiert.
  • Eine ganz neue Perspektive: Matthias Kaufmann schlägt im oben erwähnten Buch vor, den Maileingang wie einen Twitter-Stream zu interpretieren und Mails als Informationsangebote zu sehen, anstatt in jeder Mail eine Verpflichtung zu wittern. Eine Möglichkeit, die Perspektive zu ändern. Beim Autor hat es funktioniert. Ich finde, das ist einen Gedanken wert.

Ein Zitat, welches für ein Fünkchen mehr Gelassenheit sorgt, möchte ich Ihnen gerne mit auf den Weg geben: „Wir sind keine Herzchirurgen. Es stirbt niemand, wenn es mal 10 Minuten länger geht“ (Zitat gefunden im Blogartikel 12/2017 von digital-diet.ch).

Ich wünsche Ihnen einen entspannte(re)n Umgang mit E-Mails und anderen Zeiträubern.

Literatur (ohne Linkverweise im Text):
Kaufmann, M. (2018). Mut zur Lücke. In B. Musall & S. Weingarten (Hrsg.), Endlich Zeit (S. 147-153). München: Penguin Verlag.

 

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